Dosyć częstym problemem w prowadzeniu własnej firmy jest niezapłacona faktura w terminie. Jest to ryzyko każdego przedsiębiorcy, dlatego warto posiadać wiedzę na temat tego, jakie kroki podjąć, gdy dojdzie do zaległości.
Powody nieterminowej spłaty mogą być różne. Przedsiębiorcy tłumacza się często trudnościami w płynności finansowej. W interesie firmy wystawiającej fakturę jest ściągnięcie płatności od dłużnika. Zanim dług oddamy firmie windykacyjnej warto samodzielnie spróbować odzyskać środki.
Gdy nie otrzymałeś zapłaty za fakturę możesz podjąć następujące kroki:
KROK I
Wystosowanie upomnienia.
Upomnieniem może być wysłanie maila z przypomnieniem o upływie terminu płatności i powstaniu zaległości lub pisma listem poleconym. Nie jest to czynność kosztowna ani czasochłonna, a może przynieść efekty.
Treść maila/pisma powinna być tak zredagowana, by nie było wątpliwości, o jaką należność chodzi. Poniżej lista elementów, jakie powinny znaleźć się w mailu z upomnieniem płatności:
- numer przeterminowanej faktury,
- data wystawienia faktury,
- termin płatności określony datą,
- przedmiot faktury, osobę odbierającą,
- wskazanie ilości dni po terminie
- wartość faktury
- termin na uiszczenie zaległości,
- wskazać konsekwencje niezapłacenia należności pomimo upomnienia,
- można załączyć skan przeterminowanej faktury
Im szybciej wyślemy takie przypomnienie, tym lepiej. Może się zdarzyć, że klient przeoczył płatności lub faktura do niego nie dotarła. Ten krok może okazać się wystarczający i otrzymasz pieniądze.
KROK II
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Brak płatności za fakturę po mailu z przypomnieniem pozwala na wystosowanie wezwania do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo przedsądowe z wezwaniem do zapłaty i poinformowanie o konsekwencjach prawnych, jakie wypływają z wezwania, gdy faktura nie zostanie opłacona.
Elementy pisma zawierającego przedsądowe wezwanie do zapłaty:
- miejscowość, data, dane teleadresowe Twojej firmy jako nadawcy
- dane adresata- dłużnika
- tytuł przedsądowe wezwanie do zapłaty,
- wskazanie należności wynikającej z niezapłaconej faktury czy sumę należności za faktury,
- wskazanie danych faktury: numer, data wystawienia, termin, przedmiot,
- wyliczenie odsetek zarówno na mocy kodeksu cywilnego jak i na mocy przepisów o odsetkach w transakcjach handlowych
- wyznaczenie terminu na zapłatę za przeterminowane faktury. Termin ten jest nieprzekraczalny i powoduje określone konsekwencje, jakie także powinny zostać opisane w wezwaniu
- wskazać numer rachunku bankowego na jaki ma zostać wpłacona należność, nawet jeśli w fakturze jest rachunek wskazany,
- wskazać konsekwencje niezapłacenia należności we wskazanym terminie, np. poprzez skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego,
- własnoręczny podpis właściciela lub pełnomocnika firmy
Aby wezwanie do zapłaty można było dołączyć do pozwu sądowego jako dowód musi spełniać wymogi formalne. Przede wszystkim musi zawierać wyżej opisane elementy pisma, ponadtopowinno zostać wysłane poczta za potwierdzeniem odbioru na adres wpisany w KRS lub CEDG. Do własnej dokumentacji warto dołączyć kopię wezwania.
Jeśli procedura ta nie przyniosła pozytywnego skutku można ją ponowić dając jeszcze jedną szansę na spłacenie należności bądź sporządzić pozew o zapłatę do sądu. Samo wezwanie do zapłaty można przygotować samodzielnie i nie jest to pismo trudne do zredagowania by nie zawierało błędów i braków formalnych. Jednakże pisząc pozew warto zwrócić się o pomoc profesjonalisty.
Jeśli i po tym kroku nie będzie spłacony dług wówczas można sporządzić pozew o zapłatę i wnieść sprawę do sądu. Wyrok nakazowy jest podstawą do egzekucji należności poprzez firmę windykacyjną, komornika sądowego wraz z kosztami sądowymi oraz egzekucji wraz z odsetkami od wartości długu.
Jak uniknąć problemów z niezapłaconymi fakturami?
Ustalając klientowi płatność gotówką lub poprzez przedpłatę można skutecznie wyzbyć się problemu, jaki generuje niezapłacona faktura.
Może Cię zainteresuje:
Gwarancja między przedsiębiorcami
Reklamacja między przedsiębiorcami
Pamiętaj, że czytany artykuł nie stanowi porady prawnej w rozumieniu ustawy o radcach prawnych
Wpis jest oparty na stanie prawnym obowiązującym w chwili jego publikacji.
Zainteresował Cię ten artykuł, a może masz związane z nim pytania? Jeśli tak, to zapraszam Cię do zostawienia komentarza lub do udostępnienia wpisu w mediach społecznościowych.
Komentarze
Prześlij komentarz